Frågor & SVar
Få en inblick i hur det fungerar att vara kund hos oss
Hur blir jag kund?
Gör en intresseanmälan här på hemsidan. Vi kommer därefter att följa upp med ytterligare information med det som kvarstår att göras för att fullborda registreringen.
Vilka bolagsformer sköter ni?
Aktiebolag med K2-regelverk.
Vad kostar det?
Vi debiterar 492 kr för varje arbetad timma.
Finns det någon uppsägningstid?
Från det datum ni blir kund kan ni först säga upp avtalet efter 3 månader. Om ni efter det väljer att avsluta tjänsten så upphör avtalet att gälla efter att månadsbokslutet för aktuell månad har färdigställts. Med månadsbokslutet stäms alla poster noggrant av och ni kan därmed gå vidare med oklanderliga uppgifter.
Kan vi välja bort någon/några av tjänsterna om vi inte är i behov av alla?
Vill ni själva sköta vissa av de tjänster som vi annars erbjuder så kan ni självklart göra det. Ni anger det i intresseanmälan under övriga upplysningar. Om ni exempelvis själva vill sköta faktureringen kan ni skriva: ”Vi vill sköta faktureringen på egen hand och kommer att skicka bokföringsunderlaget till er”. Om ni inte skriver något i övriga upplysningar, utgår vi från att ni är ute efter en helhetslösning där vi sköter samtliga ekonomiska tjänster och agerar som en komplett ekonomiavdelning till bolaget.
Måste vi godkänna betalningar?
Nej, som standard sköter vi det. Det ska inte vara jobbigt för er att varje gång behöva logga in i banken och godkänna varje betalning. Om ni inte vill att vi ska kunna godkänna betalningar så ska ni specificera det i intresseanmälan under övriga upplysningar. Ni kan exempelvis skrivs: ”Vi vill godkänna betalningar själva och kommer därför endast att tilldela er behörighet att registrera betalningar”.
Hur flyttar vi över vår gamla bokföring till er?
Vi behöver huvudsakligen en SIE4-fil från er tidigare bokföring som vi importerar i vårt affärssystem och även bokföringsmaterial för aktuellt räkenskapsår, senaste årsredovisningen och senaste inkomstdeklarationen. Sekundärt behöver vi även information om bland annat: anläggningsregister, artikelregister, kundregister, leverantörsregister, sparat utdelningsutrymme, ställda säkerheter och aktuella bokslutsbilagor som förklarar vad samtliga balansposter avser och när de planeras förfalla.
Hur gör vi för att skanna in underlag?
Det kan ni göra helt kostnadsfritt direkt med telefonen om ni exempelvis hämtar applikationen Adobe Scan eller så kan ni använda en skrivare om ni har det. Efter intresseanmälan kommer ni få en hjälpguide som förklarar mer.
Måste vi spara fakturor och kvitton som vi har skannat in och skickat till er?
Ni måste spara underlag som ni fått i pappersformat. Då ni har skannat in dessa och skickat till oss behöver ni endast spara pappersmaterialet i 3 år i och med överföringen av räkenskapsinformation till elektronisk form. Ni behöver inte sortera underlaget men det ska finns någonstans om underlaget efterfrågas. Underlag som ni i originalform får elektroniskt ska ni vidarebefordra till oss. Vi sorterar och arkiverar sedan underlagen vi mottagit från er och sparar informationen så länge bokföringslagen kräver vilket är 7 år. Om ni har behov av att spara uppgifterna längre än vad bokföringslagen kräver så kan vi fortsätta att spara underlagen, alltså tills ni inte längre har något nödvändigt ändamål för uppgifterna.
Hur hanteras leverantörsfakturor?
Ni tar emot fakturan till er fakturaadress för att bekräfta att ni blivit debiterade för något som verkligen beställts. Sedan ska ni skanna fakturan och skicka den till vår e-postadress som ni får när ni blir kund. Slutligen sköter vi bokföringen, betalningen och arkiverar fakturan.
Hur sköter ni faktureringen?
Första gången behöver ni skicka artikelregister och prislistor till oss samt information om kundens förnamn, efternamn, personnummer samt fakturaadress (e-post eller fysisk fakturaadress). Efter det tilldelar vi kunden ett kundnummer eller använder ett befintligt kundnummer som ni tidigare har identifierat kunden med. När vi framöver ska fakturera kunden kommunicerar vi genom att ni rapporterar kundens kundnummer till oss för att vi ska veta till vem det handlar om och även vilket artikelnummer från artikelregistret som prestationen avser, antal, prislista och eventuellt information om rot- och rutarbete. Har ni varken artikelregister eller prislistor kan ni istället rapportera efter: Benämning på prestation, antal, belopp exklusive moms, momssats och eventuella rabatter. Med informationen skapar vi en faktura och skickar den till kund via PDF, e-faktura eller brev beroende på situation.
Hur vet vi att våra kunder har betalat?
Vi har koll på det och meddelar varje gång en kundfaktura har förfallit och inte betalats. Sedan bestämmer ni om ni vill att vi ska skapa en påminnelsefaktura och även räntefaktura.
Hur hanteras kvitton?
Kvitton skannas in och skickas till vår e-postadress som ni får när ni blir kund.
Hur hanteras egna utlägg?
Om en ägare eller anställd betalar företagets utgifter med privata pengar och ni vill ha motsvarande summa utbetalt till sitt konto, ska ni skanna dokumentet som vanligt men namnge filen till ”egna utlägg & Anställnings-id” för att vi ska veta att det gäller ett utlägg och till vilken person som ska få detta belopp återbetalt. Skicka sedan kvittot till vår e-postadress som ni får när ni blir kund.
Behöver vi göra något när lönen närmar sig?
Ni rapporterar in avvikelser, tidrapporter, semesteruttag, osv. Ni ska även specificera vilken anställd det gäller genom att ange den anställdes anställnings-id. Rapporteringen måste ske senast en vecka innan utbetalningsdatum.
Hur hanteras löner?
Vid uppstartsfasen samlar vi in detaljerad information om respektive anställd för att veta hur de anställda ska hanteras vid löneberedningen. Varje anställd tilldelas ett anställnings-id och kommer att identifieras med numret. Sedan tar vi hänsyn till det inrapporterade underlaget som ni skickar till oss senast en vecka innan utbetalningsdatum. Därefter sköter vi lönehantering, bokföring, betalning, arbetsgivardeklaration och arkivering. Lönespecifikationerna ska inte exponeras till obehöriga i enlighet med GDPR och kommer därför att skapas digitalt i Fortnox system. De anställda får ett e-post med information om att det finns ett nytt lönebesked att se i Fortnox appen eller på fortnox.se samt instruktioner för hur de går till väga för att logga in och läsa sitt lönebesked.
Vilka fullmakter behöver ni?
Vi behöver fullmakt till skattekontot, bankkontot och eventuell tjänstepensionsplattformen där ni ska tilldela oss behörigheten som gör att vi oberoende kan registrera, granska samt godkänna och skicka in uppgifter. Om ni vill begränsa vår möjlighet till detta ska ni skriva det i intresseanmälan under övriga upplysningar. Ni kommer att få mer information om detta efter intresseanmälan.
Måste vi lägga till några banktjänster?
Ja, när ni har blivit kund ska ni ta kontakt med er personliga bankpersonal och lägga till de banktjänster som behövs. Det som avgör vilka tilläggstjänster ni ska lägga till beror på vilken bank ni är anslutna till. I vanliga fall är det tjänsten bankintegration med Fortnox eller betalning och återrapportering på fil via internetbank. Om verksamheten kräver ytterligare tjänster kan det exempelvis även behövas; hård OCR-referenskontroll, autogiro samt e-fakturering till privatpersoner. Ni ska även tilldela oss behörighet för samtliga banktjänster. Ni kommer att få mer information om detta efter intresseanmälan.
Hur hanteras revisionen?
Vi upprättar årsredovisningen och inkomstdeklarationen som ni skriver under. Revisorn får en temporär inloggning till affärssystemet där revisorn kan granska underlaget. Revisorn granskar sedan årsredovisningen och färdigställer revisionsberättelsen och skriver under årsredovisningen med en revisorspåteckning. Sedan ska ni hålla bolagsstämma där årsredovisningen och revisionsberättelsen läggs fram. När allt är fastställts skickas en kopia av årsredovisningen med ett signerat fastställelseintyg in till Bolagsverket och inkomstdeklarationen lämnas även in till Skatteverket. Allt detta upprättas, färdigställs, skrivs under och lämnas in digitalt. Underskrifter sker genom digital signatur med BankID. Inte ett enda papper behöver skrivas ut.